Die Gründung eines eigenen Unternehmens erfordert einiges an Organisation und Planung. Nachdem der Businessplan erstellt und die wichtigsten Behördengänge erledigt sind, kann man sich um das Einrichten der Geschäftsräume kümmern.
 
Worauf sollte bei der Arbeitsplatzgestaltung geachtet werden?
Bei der Arbeitsplatzgestaltung müssen ergonomische Faktoren sowie arbeitsrechtlichen Bestimmungen berücksichtigt werden. Es ist wichtig, zu wissen, dass die Büroeinrichtung nicht nur einen großen Einfluss auf die Produktivität und das Wohlbefinden der Erwerbstätigen hat, sondern auch das Unternehmen repräsentiert. Aufgrund des in vielen Branchen herrschenden Fachkräftemangels können Personalengpässe für ein neu gegründetes Unternehmen zur großen Herausforderung werden. Damit sich Mitarbeiter am Arbeitsplatz wohlfühlen, sollten Störfaktoren wie etwa durch Lärm möglichst vermieden werden. Außerdem sollte in einem Büro genügend Platz zur Verfügung stehen, um Schreibtische und Stühle so zu platzieren, dass das natürliche Tageslicht genutzt werden kann. Ein Büroarbeitsplatz sollte optimal eingerichtet, gut organisiert und aufgeräumt sein. Wenn zum Arbeiten technische Geräte wie ein Computer, Faxgerät und Drucker benötigt werden, sollten diese ebenfalls alle Anforderungen erfüllen. Bei einem Bürodrucker handelt es sich meist um einen sogenannten Multifunktionsdrucker. Diese modernen Druckgeräte weisen bis zu vier verschiedene Funktionen auf und werden in der Regel zum Drucken, Kopieren, Scannen und meist auch zur Faxversendung eingesetzt. Von entscheidender Bedeutung ist jedoch die Produktivität, denn das Druckgerät muss zuverlässig funktionieren und schnell arbeiten. Außerdem sollte der Textdruck gestochen scharf sein, vor allem, wenn Dokumente, die Statistiken und Grafiken enthalten, gedruckt werden müssen. Zu den wesentlichen Kriterien, die ein Bürodrucker erfüllen sollte, zählen daher hohe Druckgeschwindigkeiten sowie die Eignung für Dauerbelastung. Da finanzielle Mittel in der Anfangsphase einer Unternehmensgründung häufig knapp sind, empfiehlt es sich, verschiedene Alternative zu vergleichen und sich auch bei Druckzubehör wie Toner, Tinte und Druckerpatronen gründlich zu informieren. Zur Ausstattung eines Büros gehört neben Bürogeräten, Schreibtischen und Bürostühlen auch Mobiliar zur Ablage und Archivierung. Die Bürogestaltung zählt zu den wichtigsten, aber auch zu den umfangreichsten Aufgaben, die bei der Gründung eines Unternehmens bewältigt werden müssen.
 
Planen und Einrichten von Büroräumen
Da die Unternehmensgründung meist mit großen finanziellen Investitionen verbunden ist, geht es in den ersten Jahren darum, die Betriebskosten im Büro zu minimieren. Sparmaßnahmen sollte jedoch möglichst vermieden werden, damit die Angestellten entspannt arbeiten können und nicht in ihrer Produktivität eingeschränkt werden. Zu den größten Kostenfaktoren im Büro zählt der Energieverbrauch. Außerdem hat der Energiewandel in den vergangenen Jahren zu höheren Preisen für Strom und Energie geführt. Mit einem Anteil von mehr als 50 Prozent ist die Bürobeleuchtung wesentlich für die Höhe der Stromrechnung im Unternehmen verantwortlich. Stromkosten in der Firma senken kann man bereits, wenn Computer, Fax, Drucker und andere Bürogeräte ausgeschaltet werden, sofern diese nicht im Einsatz sind. Häufig wird bei Büroschluss vergessen, die Beleuchtung auszuschalten. Lichtquellen, die über Nacht eingeschaltet bleiben, tragen ebenfalls zu hohen Energierechnungen bei. Daher empfiehlt es sich, die Mitarbeiter mündlich und falls notwendig, auch in Schriftform, nochmals auf den richtigen Umgang mit der Bürobeleuchtung hinzuweisen. Beim Planen und Einrichten von Büroräumen entstehen häufig Fehler, die normalerweise vermeidbar wären. Wichtig ist, dass jeder Arbeitsplatz den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Tätigkeitsbereichs entsprechen muss. Ein gut durchdachtes Bürokonzept erweist sich im Zusammenhang mit der Unternehmensgründung als hilfreich und kann dazu beitragen, unnötige Kosten einzusparen. So sollten Büromöbel immer nutzenorientiert sein. Während sich auf einem zu kleinen Schreibtisch die Unterlagen stapeln und schnell Unordnung entsteht, werden die Büroräume nicht effizient genutzt, wenn der Schreibtisch zu groß ist.
 
Praxisorientiertes Arbeiten ermöglichen
Die Einrichtungsplanung beginnt in der Regel mit der Besichtigung der neuen Geschäftsräume. Bei dieser Gelegenheit werden auch die Raumaufteilung sowie die Anzahl der Arbeitsplätze in jedem Büro festgelegt. Dabei dürfen auch Funktionsarbeitsplätze wie der Empfang sowie Konferenzräume oder Aufenthaltsräume für die Mitarbeiter nicht vernachlässigt werden. Grundsätzlich sollte sich die Struktur der Arbeitsplätze am Workflow des Unternehmens orientieren. Um praxisorientiertes Arbeiten zu ermöglichen, sollte auch auf die Lichtverhältnisse am Arbeitsplatz sowie auf mögliche Umwelteinflüsse geachtet werden. Normalerweise gelangt durch die Fenster genügend Tageslicht in die Räume, sodass der Arbeitsbereich optimal ausgeleuchtet wird. Künstliches Licht sollte nur eingeschaltet werden, wenn es aufgrund ungünstiger Sichtverhältnisse unvermeidbar ist. Natürliches Tageslicht kann die Ausschüttung des Schlafhormons Melatonin hemmen und hält somit wach. Es gilt als erwiesen, dass Mitarbeiter, die bei Tageslicht arbeiten können, deutlich motivierter und produktiver sind. Damit konzentriert gearbeitet werden kann, müssen störende Lärmquellen identifiziert und vermieden werden. Ausreichender Lärmschutz wie etwa durch Schallschutzfenster ist wichtig, um produktives Arbeiten zu ermöglichen. Das Klappern von Tastaturen, das Rattern von Druckern sowie laute Telefonate können sich als störende Faktoren entpuppen. Vor allem in Großraumbüros wird eine Geräuschkulisse erreicht, die sogar 70 Dezibel überschreiten kann. Daher ist es sinnvoll, sich bei der Büroplanung um eine effiziente Raumnutzung zu kümmern und auch Möglichkeiten wie Einzelbüros oder Kleinbüros für maximal 4 Mitarbeiter als Alternativen zu berücksichtigen. Wie groß ein Büroraum sein muss, damit eine gewisse Anzahl an Mitarbeitern dort Platz findet, ist in diversen Gesetzen und Regularien festgelegt. So liegt der Richtwert pro Mitarbeiter im Einzelbüro bei circa 8 bis 10 Quadratmetern, während in einem Kleinbüro, in dem 2 bis 4 Mitarbeiter sitzen, zur Mindestfläche von 8 Quadratmetern noch etwa 5 Quadratmeter Bodenfläche hinzugerechnet werden.