Ein Anruf genügt, manchmal auch keiner: Die Berufsgenossenschaft (BG) kann Betriebe ohne Vorankündigung prüfen. Wer dann hektisch Ordner sucht, veraltete Unterweisungsnachweise findet oder nicht erklären kann, wann zuletzt eine Gefährdungsbeurteilung aktualisiert wurde, steht schnell vor einem Problem. Denn viele Betriebe bemerken erst im Moment der Kontrolle, dass gesetzliche Vorgaben seit Monaten oder Jahren nicht erfüllt sind. Die Folgen reichen von verbindlichen Auflagen mit engen Fristen bis hin zu Bußgeldern, im Schadensfall sogar bis zu Regressforderungen.

Was Prüfer tatsächlich kontrollieren

Betriebsprüfungen durch die Berufsgenossenschaft folgen einem klaren Muster. Die Außendienstmitarbeitenden prüfen zunächst die Gefährdungsbeurteilung sowie den organisatorischen Stand des Arbeitsschutzes, dann Nachweise über Schulungen und Unterweisungen. Anschließend folgt ein Rundgang durch den Betrieb, bei dem technische Einrichtungen, Flucht- und Rettungswege, Erste-Hilfe-Ausstattung und der Zustand von Arbeitsmitteln in Augenschein genommen werden.

Zu den Unterlagen, die Aufsichtspersonen regelmäßig anfordern, gehören:

• die schriftliche Bestellung von Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt


• Unterweisungsnachweise mit Unterschriften der Beschäftigten


• Nachweise arbeitsmedizinischer Vorsorgeuntersuchungen


• Prüfberichte über elektrische Anlagen und Maschinen


• die Dokumentation beauftragter Tätigkeiten wie Kran- oder Gabelstaplerbetrieb

Je besser diese Unterlagen geordnet und aktuell sind, desto reibungsloser verläuft die gesamte Prüfung.

Ab 2025 sind Betriebsprüfungen nicht nur häufiger, sondern auch gründlicher als in den Jahren zuvor. Die Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie (GDA) und die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) haben den Fokus auf präventive Maßnahmen und aktuelle, nachvollziehbare Dokumentation verschärft. Betriebe, die glauben, mit einer einmalig erstellten Gefährdungsbeurteilung aus der Schublade auszukommen, riskieren bei unangekündigten Kontrollen empfindliche Auflagen.

Die häufigsten Schwachstellen – und warum sie trotzdem übersehen werden

Bei Betriebsprüfungen werden bestimmte Mängel regelmäßig festgestellt: fehlende oder veraltete Gefährdungsbeurteilungen, mangelhaft dokumentierte Mitarbeiterunterweisungen sowie unzureichende Wartungsnachweise für Arbeitsmittel. Das klingt nach Grundlagen. Und genau das ist das Problem: Diese Pflichten gelten seit Jahren, geraten im Tagesgeschäft aber schnell aus dem Blickfeld.

Die Gefährdungsbeurteilung ist nach § 5 ArbSchG für jeden Betrieb mit Beschäftigten verpflichtend. Sie muss nicht nur einmalig erstellt, sondern regelmäßig aktualisiert werden. Verändert sich ein Arbeitsplatz, kommt neue Technik hinzu oder wechseln Arbeitsprozesse, ist eine Überarbeitung fällig. Fehlende Nachweise können im Schadensfall als Indiz für grobe Fahrlässigkeit gewertet werden und erhöhen das Haftungsrisiko für die Unternehmensleitung erheblich.

Ähnlich verhält es sich mit den Unterweisungen. Mündliche Hinweise an Mitarbeitende gelten rechtlich nicht. Die Unterweisung muss inhaltlich aus der Gefährdungsbeurteilung ableitbar, schriftlich dokumentiert und von den Beschäftigten mit Datum und Unterschrift bestätigt sein. Fehlt dieser Nachweis, gilt die Unterweisung als nicht stattgefunden. Besonders kritisch wird es, wenn in diesem Fall ein Arbeitsunfall passiert und im Nachgang festgestellt wird, dass die betroffene Person nie formal unterwiesen wurde.

Ein dritter Bereich, der in vielen Betrieben unterschätzt wird, ist die Dokumentation der ASA-Sitzungen. Unternehmen mit mehr als 20 Beschäftigten sind nach § 11 ASiG verpflichtet, einen Arbeitsschutzausschuss (ASA) zu bilden, der mindestens viermal jährlich zusammenkommt. Dem Ausschuss gehören der Arbeitgeber oder ein Beauftragter, zwei Betriebsratsmitglieder, der Betriebsarzt, die Fachkraft für Arbeitssicherheit sowie Sicherheitsbeauftragte an. Das klingt aufwendig, ist in der Praxis aber gut strukturierbar, sofern die Vorbereitung stimmt.

Für jede Sitzung sollte ein Protokoll erstellt werden, das besprochene Themen, beschlossene Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Fristen festhält. Aufsichtsbehörden können bei einer Betriebsprüfung Einsicht in diese Protokolle verlangen. Wer sie nicht vorweisen kann, hat ein Problem, das sich mit etwas Vorbereitung leicht hätte vermeiden lassen. Konfigurierbare Vorlagen und Tools, wie der „ASA-Protokoll-Generator” von safest.gmbh, helfen Betrieben, druckfertige Protokollvorlagen in wenigen Minuten zu erstellen und die Sitzung strukturiert zu dokumentieren. Die Protokolle sollten mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden und jederzeit griffbereit sein.

Was nach der Prüfung passiert – und wie Betriebe reagieren sollten

Bei festgestellten Mängeln unterscheidet die Berufsgenossenschaft zwischen geringen, wesentlichen und gefährlichen Mängeln. Geringe Mängel, wie fehlende Beschilderung oder kleinere organisatorische Lücken, führen zu Empfehlungen. Bei wesentlichen Mängeln, etwa fehlenden Gefährdungsbeurteilungen, unklaren Verantwortlichkeiten oder undokumentierten Unterweisungen, stellt die BG verbindliche Auflagen aus. Die Fristen bewegen sich dabei üblicherweise zwischen zwei und zwölf Wochen.

Nach der Begehung sollte intern ein eigenes Protokoll der besprochenen Punkte geführt werden. Alle festgestellten Mängel müssen an die zuständigen Führungskräfte weitergeleitet werden, Verantwortliche benannt und konkrete Fristen gesetzt werden. Die Berufsgenossenschaft geht in der Regel davon aus, dass nach Ablauf der gesetzten Frist die Mängel behoben sind, und prüft dies beim nächsten Termin nach. Wer dann noch nicht reagiert hat, muss mit weiteren Auflagen oder Bußgeldern rechnen.

Verstöße gegen DGUV-Vorschriften oder das Arbeitssicherheitsgesetz können Bußgelder nach sich ziehen, insbesondere bei fehlender Betreuung nach DGUV Vorschrift 2, fehlenden Unterweisungen oder unqualifiziertem Bedienpersonal. Kommt es nach einem Unfall zu einer Prüfung und stellt sich heraus, dass grundlegende Pflichten verletzt wurden, können die Konsequenzen weitaus größer ausfallen.

Vorbereitung ist kein Aufwand, sondern Schutz

Im Frühjahr 2025 wurde ein produzierendes Unternehmen mit rund 90 Mitarbeitenden unangekündigt geprüft. Die Aufsichtsbehörde forderte vollständige Einsicht in alle Gefährdungsbeurteilungen, inklusive Nachweis der letzten Aktualisierung. Dank einer digital strukturierten Dokumentation konnte das Unternehmen binnen Minuten alle Unterlagen vorlegen. Ergebnis: keine Beanstandung.

Das zeigt, worum es geht. Nicht um Bürokratie um ihrer selbst willen. Vollständige und aktuelle Dokumentation schützt Beschäftigte, schützt die Unternehmensleitung vor persönlicher Haftung und macht Betriebsprüfungen zu einem kontrollierbaren Vorgang. Wer wartet, bis der Prüfer vor der Tür steht, hat das Heft des Handelns längst aus der Hand gegeben.

Die meisten Pflichten im Arbeitsschutz sind bekannt. Der entscheidende Unterschied liegt darin, ob sie auch tatsächlich gelebt und nachweisbar dokumentiert werden. Genau das prüfen Aufsichtspersonen. Wer das versteht, muss vor keiner Prüfung zurückschrecken.